Складской учет на предприятии показывает фактическое состояние запасов и их движение внутри склада. Он дает понимание, какие позиции есть в наличии, где они находятся и могут ли быть использованы в работе без задержек.
Когда учет не совпадает с реальными операциями, начинаются проблемы. Остатки перестают быть достоверными, поиск занимает больше времени, решения принимаются на основе неполных данных. В такой ситуации склад теряет управляемость, даже если физически запасы присутствуют.
Рабочая система складского учета строится на четкой фиксации операций и актуальных данных. Автоматизация применяется там, где ручной контроль перестает справляться с объемом и скоростью изменений. Это создает прозрачность и позволяет управлять запасами на основе фактов.
Объекты и операции складского учета на предприятии
Складской учет охватывает материальные потоки предприятия от поступления сырья и товаров до передачи готовой продукции клиенту или в производство. В зависимости от задач используются разные типы складов, каждый со своим набором операций и требований к данным.
На практике выделяют следующие объекты:
- оптовые склады, работающие с приемкой, размещением, отбором и отгрузкой товаров для перепродажи;
- склады материалов, обеспечивающие хранение сырья и комплектующих, а также их подготовку и передачу в производство;
- внутрипроизводственные склады, где учитываются сменные запасы и незавершенное производство;
- склады готовой продукции, принимающие изделия после выпуска и обеспечивающие отгрузку клиентам;
- склады вспомогательного назначения, работающие с тарой, упаковкой, запасными частями, инструментом и спецодеждой.
В рамках этих объектов фиксируются все операции, изменяющие состояние запасов: погрузка и разгрузка, внутренние перемещения, сортировка, комплектация, переукомплектация, упаковка и контроль качества.
Точность складского учета определяет качество управленческих решений. На основе этих данных планируются закупки и производство, рассчитывается себестоимость и формируется график отгрузок. При потере прозрачности склад перестает быть управляемым, даже если физически запасы находятся на месте.
Какие документы оформлять
Складской учет строится на фиксации всех операций с материальными ценностями. Любое поступление, перемещение или списание должно быть подтверждено документом. Формы большей части документов регламентированы, но предприятие вправе адаптировать их под свои процессы при условии соблюдения требований законодательства и наличия обязательных реквизитов.
Документы для материальных запасов
Приемка на склад
При поступлении товаров и материалов оформляются документы, подтверждающие факт передачи и соответствие поставки:
- приходная накладная, оформляемая на основании документов поставщика;
- товаро-транспортная накладная 1-Т и товарная накладная ТОРГ-12, подтверждающие передачу товаров и служащие основанием для оприходования;
- приходный складской ордер М-4, фиксирующий поступление ТМЦ;
- акт о приемке ТОРГ-1 — при подтверждении количества, качества и комплектности;
- акты ТОРГ-2 и ТОРГ-3 — при выявлении расхождений;
- акт ТОРГ-4 — при отсутствии счета поставщика.
Хранение и учет в местах размещения
Для фиксации остатков и движений внутри склада используются:
- товарный ярлык ТОРГ-11, содержащий ключевую информацию о позиции в месте хранения;
- карточка учета М-17, в которой отражаются все операции по конкретной номенклатурной единице. Записи ведутся на основании первичных документов в день совершения операции.
Внутренние перемещения
При перемещении ТМЦ между подразделениями и зонами оформляются:
- требование-накладная М-11;
- накладная ТОРГ-13 — для внутренних перемещений в рамках одной организации.
Отпуск и списание
При передаче или выбытии материальных ценностей применяются:
- накладная М-15 — при передаче сторонним организациям или удаленным подразделениям;
- товарная накладная ТОРГ-12 — при реализации покупателям;
- акт о списании ТОРГ-16 — при выбытии из-за порчи или утраты потребительских свойств.
Дополнительно в практике используются акты приема-передачи на хранение, складские квитанции, доверенности на получение ТМЦ, а также специальные формы для отдельных операций, включая приходование при демонтаже основных средств.
Документы для учета производственных запасов
Складской учет в производстве ориентирован на контроль остатков сырья и материалов, движение полуфабрикатов, формирование себестоимости и отслеживание незавершенного производства.
В этой части применяются:
- накладные М-11 и М-15 — для передачи материалов между складами и цехами;
- лимитно-заборная карта М-8 — при лимитированном отпуске материалов в серийном и массовом производстве;
- наряды на выполнение работ — для привязки материалов к конкретным операциям, рабочим местам и заказам.
Как и в общем складском учете, для фиксации движений используются карточки М-17. Материалы, поступившие из переработки, оформляются приходными ордерами М-4.
Что нужно для эффективной организации складского учета
Он нужен не для формального отражения остатков. Задача — давать точные данные для закупок, продаж, производства и финансовых расчетов. Когда все работает корректно, предприятие понимает реальное состояние запасов, может планировать загрузку и управлять себестоимостью без запаздывания и ручных корректировок.
Эффективная организация опирается на несколько базовых элементов:
- понятную структуру склада и распределение ответственности;
- корректное зонирование помещений под реальные операции;
- оборудование, соответствующее номенклатуре и обороту;
- выстроенные процессы с четкими правилами выполнения операций;
- автоматизацию учета и управления движением запасов;
- подготовленный персонал, работающий по единым регламентам.
Все эти элементы работают только в связке. Автоматизация без процессов не дает результата, оборудование не компенсирует ошибки в организации, а регламенты не работают без контроля и подготовки сотрудников.
Если склад уже функционирует, но данные по остаткам расходятся, операции выполняются с задержками, а управленческие решения принимаются «вручную», имеет смысл начинать с аудита. Он позволяет оценить текущую модель работы, выявить слабые места в учете и процессах и сформировать план изменений без остановки склада.
Типовые ошибки
Даже при формально выстроенном учете склад часто теряет управляемость из-за системных ошибок. Они не выглядят критичными по отдельности, но в совокупности искажают данные и ломают планирование.
На практике чаще всего встречаются следующие проблемы:
- учет ведется по документам, а не по фактическим операциям, из-за чего данные отстают от реального движения;
- остатки корректируются задним числом, чтобы «свести цифры», без анализа причин расхождений;
- приемка, перемещения и списания фиксируются с задержкой или одной операцией «в конце дня»;
- отсутствует связь между складским учетом и производственными или торговыми процессами;
- разные подразделения работают с разными версиями данных об остатках;
- автоматизация используется как электронный журнал, без контроля логики операций;
- ответственность за ошибки в учете размыта между складом, бухгалтерией и производством.
Эти ошибки приводят к одному результату: данные перестают быть надежной основой для решений. Закупки и производство начинают работать с искаженной картиной, а склад превращается в источник постоянных корректировок.
Способы автоматизации складского учета
Складской учет можно автоматизировать разными способами. Выбор системы зависит от масштаба операций, структуры номенклатуры, требований к точности данных и перспектив развития склада. Универсального варианта нет — подход подбирается под конкретную модель работы.
Самый простой путь — использование типовых решений с ограниченным функционалом. Такие системы позволяют закрыть базовые задачи: приемку, отгрузку, учет перемещений и инвентаризацию. Они быстро внедряются, но плохо адаптируются под сложные процессы. При росте склада ограничения становятся заметны, а доработка часто обходится сопоставимо с внедрением полноценной WMS.
Более сложный, но системный вариант — внедрение WMS. Такая система автоматизирует не отдельные операции, а всю логику работы склада. Эффект от внедрения обычно заметен уже на этапе эксплуатации, поскольку учет и управление переходят в единый контур.
Комплексная автоматизация позволяет:
- управлять всеми операциями в единой системе;
- получать актуальные данные о состоянии склада в реальном времени;
- контролировать загрузку площадей, техники и персонала;
- снижать затраты на хранение и обслуживание.
Современные WMS выходят далеко за рамки фиксации остатков. В зависимости от конфигурации система может:
- выбирать места с учетом условий хранения, габаритов ячеек и оборачиваемости;
- рассчитывать маршруты перемещения материалов и сотрудников;
- формировать задания, назначать исполнителей и контролировать выполнение;
- строить отчеты по любым параметрам работы склада за заданный период;
- интегрироваться с системами поставщиков, клиентов, транспортных компаний и торговых площадок.
Как складской учет влияет на решения вне склада
Складской учет редко живет сам по себе. Его данные используются в закупках, производстве, продажах и финансах. Когда учет неточный или запаздывает, ошибки начинают размножаться уже за пределами склада.
В закупках искажаются потребности. Остатки выглядят достаточными на бумаге, но фактически нужных позиций нет. Закупки либо запаздывают, либо делаются с запасом, что приводит к заморозке средств и росту складских остатков.
В производстве возникают простои и внеплановые остановки. Материалы числятся в наличии, но не находятся в нужной зоне или уже списаны фактически. Планирование теряет опору, а сменные задания корректируются вручную.
В продажах нарушаются сроки отгрузки. Клиенту подтверждается наличие, которое не подтверждается фактически. Это ведет к срывам поставок, пересборке заказов и ручным согласованиям.
В финансах искажается себестоимость. Ошибки в учете запасов и движений влияют на расчет затрат, маржинальность и финансовый результат. Управленческие отчеты перестают отражать реальную картину.
В итоге складской учет становится точкой искажения данных для всей компании. Чем выше обороты и сложнее процессы, тем быстрее эти искажения начинают влиять на решения и тем дороже обходятся ошибки.
Если есть задача перейти от ручного или фрагментарного учета к управляемой системе, ООО «Складская Логистика» помогает оценить текущую модель работы склада, выявить ограничения, подобрать вариант автоматизации и подготовить решения, готовые к внедрению. Вы получите систему под реальные процессы, без адаптации под возможности софта.