Все чаще при обсуждении перемещения товара, полуфабрикатов, сырья и т. д. между производственными участками и складом употребляется слово «прозрачность». Приходилось сталкиваться со случаями, когда под этим понятием подразумеваются разные вещи. В этой статье мы постараемся разобраться, что же такое «прозрачность» в контексте учета и перемещения, а также как ее добиться и что для этого нужно.
Типичные проблемы учета и передачи товаров на складе
Передача готовой продукции с производства на склад
Зачастую при анализе документооборота производственных компаний приходится сталкиваться со следующей схемой: производственный участок выполняет сменное задание и в конце смены вызывает кладовщика для передачи готовой продукции на склад. Фактически в этот момент на склад, в случае изменения планов производства, могут сдаваться также полуфабрикаты, остатки сырья и упаковочных материалов. Кладовщик и сотрудник производства, отвечающий за передачу готовой продукции на склад, пересчитывают товар, сверяются с данными производства, оформляют накладную. Этот процесс занимает определенное (существенное) время и, как правило, заканчивается ближе к концу рабочего дня. Далее товар перемещается на склад, а документы передают сотруднику, отвечающему за ввод данных и учетную систему. В разных компаниях это может быть как оператор склада, так и бухгалтер. Мы понимаем, что любой сотрудник, которому принесли документы за пять минут до конца рабочего дня, не бросится тут же вносить эти данные в систему. Следовательно, данные о сегодняшней выработке производства попадут в учетную систему в лучшем случае на следующий день, через несколько часов после начала рабочего дня. Получается, что товар физически уже поступил на склад, но из-за отсутствия данных об этом в учетной системе нет возможности оценить реальный объем товарного остатка и оформить расходные документы.
Задержки при отгрузке и фиксации в учетной системе
А как выглядит отпуск готовой продукции и его фиксация в учетной системе? Здесь, как и при передаче готовой продукции с производства на склад, имеют место существенные задержки по времени при передаче информации. С чем это связано? В первую очередь с тем, что нет возможности гарантировать точность сбора заказа и, во вторую очередь, с невозможностью в режиме реального времени фиксировать факт отгрузки. Получается, что отдел продаж формирует документы на отгрузку, по которым склад должен собрать и отгрузить товар, но в процессе сборки могут быть выявлены расхождения (нет нужного количества товара, не совпадают даты выработки и т.п.), т.е. требуется корректировка документов. В момент загрузки машин у кладовщика, выполняющего отгрузку, может банально не быть времени на передачу документов, подтверждающих факт отгрузки, в отдел учета. В этот момент кладовщик может отгружать одну машину за другой и передаст документы на все отгруженные машины через несколько часов.
Непрозрачность товарных потоков и её последствия
Все вышеописанное делает внутренний товарный поток «непрозрачным», т. е. те данные о наличии товара, сырья, упаковочных материалов и т.п., которые мы видим в учетной системе в любой момент времени, являются некорректными, т.к. фактически уже потеряли свою актуальность.
Пути достижения прозрачности учета и перемещения товаров
Оперативное прохождение информации: зачем это нужно
Что же делать для обеспечения этой самой прозрачности? Вывод напрашивается сам собой – обеспечить максимально быстрое прохождение информации. А как это сделать? Тут есть два варианта.
Вариант 1. Оптимизация регламентов и организационных процессов
Первый вариант не требует каких-либо существенных затрат. Мы можем изменить регламент передачи готовой продукции с производства на склад. Например, установить норматив передачи раз в час или раз в два часа. Обязать вносить данные в учетную систему в течение часа с момента передачи накладной и т.п. То же самое можно сделать и с отгрузками, но почти наверняка мы столкнемся с определенным набором сложностей, как реальных (недостаток людей, их занятость, нехватка оборудования и т.п.), так и вымышленных («нам так неудобно», «мы 20 лет работали так и ничего менять не хотим»).
Вариант 2. Автоматизация процессов учета
Второй вариант предполагает определенный объем затрат для автоматизации процессов. Автоматизация процесса передачи информации о перемещении товара может осуществляться с использованием штрих-кода. Сейчас практически на всех товарах присутствует штрихкод, но большинство компаний наносят его на упаковку товара исключительно для торговых точек. Торговые точки с помощью штрихкода фиксируют вход товара в магазин и его выход, т.е. обеспечивают прозрачность товарного остатка в любой момент времени. То же самое можно делать и в рамках производства. Есть оборудование для считывания штрихкода, которое можно интегрировать в конвейер, это даст возможность контролировать выработку готовой продукции.
Организация маркировки и использования штрихкодов
Если продукция лишена штрихкода, то маркировку можно наносить на групповую тару (коробку, ящик и т.п.), в этом случае штрихкод можно распечатывать и наклеивать в автоматическом режиме и также производить считывание. Программному продукту, отвечающему за работу с штрих-кодом, можно задать кратность упаковок, и тогда при формировании паллеты будет распечатываться паллетная этикетка, содержащая информацию о всем содержимом паллеты. Нетрудно представить, насколько оперативно будут поступать в учетную систему данные о выпуске готовой продукции. При наличии в системе технологических карт автоматически может происходить списание сырья и упаковочных материалов. Передача готовой продукции на склад будет занимать ровно столько времени, сколько необходимо на считывание штрихкода паллета.
Автоматизация отгрузки
Аналогично можно будет решить и вопрос с отгрузкой. Тут мы либо сканируем штрихкод каждой коробки, либо сразу после сборки заказа распечатываем паллетные этикетки на собранный заказ и при отгрузке сканируем только эти этикетки.
Достижение полной прозрачности в учете
Вот так можно обеспечить полную прозрачность товарного остатка в рамках производства и склада. Т.е. как только на производстве сформирован новый ящик с товаром и на него наклеен штрихкод, товарный остаток в учетной системе меняется в большую сторону, а как только кладовщик поставил ящик с товаром в кузов машины и отсканировал штрихкод, товарный остаток меняется в меньшую сторону. Конечно, в учетной системе присутствуют определенные технологические зоны, и любой сотрудник видит, где физически находится товар. Также в системе присутствуют разные статусы товара, например резерв под заказ, т.е. физически товар на складе, но уже зарезервирован под отгрузку клиенту.
Технические и экономические аспекты внедрения прозрачности
Необходимое оборудование и программное обеспечение
Конечно, для реализации всего вышеописанного потребуются определенные финансовые затраты. Большинство современных программных продуктов поддерживают работу со штрихкодом; если в базовом функционале вашего программного продукта нет такой возможности, то, скорее всего, потребуется просто приобрести дополнительный модуль. Оборудование для считывания штрихкода тоже давно перестало быть чем-то элитным. На сегодняшний день на российском рынке представлено множество бюджетных моделей.
Окупаемость вложений и экономический эффект
Как правило, при расчетах сроков окупаемости, если учитывать повышение эффективности работы склада, производства и отдела продаж, получаем срок окупаемости на уровне одного-двух месяцев.